GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG
Nội dung bài học ❶ Lập bảng biểu ❷ Chèn hình ảnh Pictures vào văn bản ❸ Tạo chữ nghệ thuật WordArt ❹ Sử dụng Shapes vẽ hình ảnh ❺ Tạo văn bản theo mẫu trong Microsoft Word ❻ Bài tập thực hành ❼ Video hướng dẫn
❶ Lập bảng biểu
Trong Microsoft Word chức năng lập bảng biểu rất cần thiết cho người sử dụng, các bảng có thể được sử dụng để tổ chức bất cứ nội dung văn bản nào, cho dù là văn bản hay dữ liệu số. Bảng biểu giúp tài liệu của chúng ta dễ quan sát và có tổ chức hơn. Để lập được bảng biểu chúng ta thực hiện như sau:
💮 Bước 01 Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn bảng biểu
💮 Bước 02 Insert → Table hoặc tại thanh trình đơn chọn Tab Insert và chọn công cụ → Insert Table xuất hiện hộp thoại
🔸 Number of columns → chèn số cột
🔸 Number of columns → chèn số cột
🔸 Number of columns → chèn số cột
🔸 Ngoài cách chèn trên chúng ta có thể chèn nhanh bằng cách sử dụng giữ trái chuột và kéo chuột trên công cụ Table → trên trình đơn Insert như hình dưới. Theo như hình dưới thì 6x5 là 6 cột và 5 hàng, sau khi chúng ta chọn được số cột và hàn như ý rồi thì chúng ta thả chuột. Khi đó trên cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện bảng biểu như ý chúng ta chọn.
Hình 01 hộp thoại Insert Table chèn bảng biểu
💮 Một số thao tác cơ bản trên bảng biểu
Hình 02 sử dụng trình đơn để tạo bảng biểu
🔸 Một số thao tác cơ bản trên bảng biểu
🔸 Sau khi chúng ta thực hiện chèn bảng biểu vào văn bản lúc này trên thanh trình đơn sẽ xuất hiện thêm tab Table Design và Layout chứa các công cụ thực hiện hiệu chỉnh cho bảng biểu. Sau đây là một số lệnh trên Table Design và Layout để thực hành các thao tác chèn hoặc xoá hàng cột chúng ta Click chuột vào trong bảng và chọn Tab Layout gồm những lệnh
Hình 03 sử dụng trình đơn để tạo bảng biểu
🔸 Insert Above → chèn dòng bên trái
🔸 Insert Below → chèn dòng bên dưới
🔸 Insert Left → chèn dòng bên trái
🔸 Insert Right → chèn dòng bên phải
🔸 Delete Cell → xoá ô
🔸 Delete Columns → xoá cột
🔸 Delete Rows → xoá dòng
🔸 Delete Table → xoá bảng
💮 Để chọn lệnh trộn hoặc tách các ô bạn chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout → Group Merge có các chức năng sau:
🔸 Merge Cell → trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất.
🔸 Split Cells → tách thành nhiều ô.
🔸 Split Table → tách thành hai bảng khác nhau.
🔸 Canh lề cho dữ liệu trong ô bạn chọn các ô cần thực thi và chọn Tab Layout → Group Alignment có các chức năng sau:
🔸 Text Direction → thay đổi hướng của dữ liệu trong ô.
🔸 Cell Margins → thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô.
💮 Kiểu bảng cho phép bạn thay đổi giao diện của bảng được tạo gồm một số thiết kế như màu sắc, đường viền và font chữ.
💮 Để tạo những kiểu bảng chúng ta sử dụng lệnh trên Table Design → Tab Style và bấm chọn các dạng kiểu bảng.
Hình 04 các lệnh trên trình đơn Table Design
💮 Ví dụ như tạo nhanh mẫu bảng sau đây
💮 Sau khi chúng ta chèn bảng theo ý chúng ta cũng có thể đóng khung và tô nền mờ cho bảng biểu như bài học 04 cách khung và tô nền cho khối văn bản.
❷ Chèn hình ảnh Pictures vào văn bản
Trong Microsoft Word chức năng chèn hình ảnh giúp tài liệu thu hút và làm nổi bật thông tin quan trọng hoặc hình ảnh thể hiện nội dung của bài hướng dẫn hoặc bài học,…chúng ta có thể chèn hình ảnh từ thư viện có sẵn, hoặc hình ảnh trên máy tính hoặc ảnh trên mạng vào văn bản.
💮 Để thực hiện điều này chúng ta làm như sau:
💮 Bước 1 → đặt con trỏ ở vị trí cần chèn hình ảnh
💮 Bước 2 → Insert → Pictures hoặc trên Tab Ribbon → Pictures xuất hiện hộp thoại:
🔸 Photo Browser… → chèn ảnh từ thư viện có sẵn của Microsoft Office
🔸 Picture from File… → chèn ảnh từ máy tính
🔸 Online Pictures… → chèn ảnh từ mạng Internet
🔸 Chúng ta thực hiện một thao kiểu chèn theo các lệnh trên và chỉ đường dẫn đến vị trí hình ảnh và bấm nút chèn Insert
🔸 Sau chèn một hình ảnh vào Word, chúng ta sẽ rất khó để có thể di chuyển nó đến đúng vị trí mình muốn, hoặc muốn chỉnh kích thước, màu sắc của ảnh.
🔸 Để di chuyển được hình ảnh đến vị trí mong muốn bạn bấm chọn ảnh muốn chỉnh và sử dụng các lệnh trên trình đơn Picture Format
Hình 06 các công cụ hiệu chỉnh hình ảnh trên trình đơn Picture Format
🔸 Group Adjust → điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh
🔸 Remove Background → xóa những vùng bạn không cần trên hình ảnh
🔸 Corrections → chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh.
🔸 Color → chỉnh màu cho hình ảnh để phù hợp với nền trang tài liệu.
🔸 Compress Picture → đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu.
🔸 Change Picture → đổi hình ảnh khác.
🔸 Reset Picture → bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập à đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn.
🔸 Picture Style → điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh.
🔸 Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh → để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, chúng ta có thể đưa ảnh vào khung hình.
🔸 Picture Effect → bạn có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương,…
🔸 Picture Layout → ngoài ra bạn còn có thể chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt.
🔸 Arrange → di chuyển và sắp xếp hình ảnh.
🔸 Wrap Text → chọn cách đặt ảnh và có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí chúng ta mong muốn.
🔸 In Line with Text → hình và chữ cùng nằm trên một hàng.
🔸 Square → chữ bao quanh hình theo hình vuông.
🔸 Tight → chữ bao quanh hình theo đường viền của hình.
🔸 Through → chữ bao quanh xuyên suốt hình.
🔸 Top and Bottom → chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình.
🔸 Behind Text → hình nằm dưới chữ tạo hình nền.
🔸 In Front of Text → hình nằm trên bề mặt chữ.
🔸 Edit Wrap Points → thiết lập giới hạn chữ đè lên hình.
🔸 More Layout Options → mở màn hình Layout.
💮 Các chức năng khác như:
🔸 Position → thiết lập vị trí của đối tượng trên trang.
🔸 Rotate → thiết lập góc xoay cho các đối tượng.
🔸 Align → canh lề cho đối tượng hai các đối tượng với nhau.
🔸 Group và Ungroup → sử dụng để gộp nhóm hoặc bỏ gộp nhóm các đối tượng đã được chọn
🔸 Bring Forward → thiết lập vị trí nằm trên hay nằm dưới giữa các đối tượng.
🔸 Send Backward → thiết lập đối tượng nằm dưới đối tượng khác.
🔸 Selection Pane → hiển thị các đối tượng dạng danh sách giúp dễ dàng chọn lựa và thực thi các hiệu chỉnh trên đối tượng.
💮 Lưu ý: khi bạn thực hiện canh lề cho các đối tượng với nhau hay gộp nhóm chỉ thực hiện được khi ta chọn nhiều đối tượng cùng lúc bằng cách giữ phím Shift kết hợp Click chuột chọn các đối tượng.
🔸 Group Size cho phép chúng ta thiết lập chiều rộng hay chiều cao của đối tượng.
🔸 Để mở rộng Size, Wrap Text, Position cũng cho các chức năng tương tự như trên
💮 Chức năng cắt xén hình ảnh
🔸 Crop → cắt bỏ những phần không cần thiết của hình ảnh.
🔸 Crop to Shape → cắt theo hình được gợi ý từ Autoshape.
🔸 Aspect Ratio → cắt theo tỷ lệ.
🔸 Fill → cắt bỏ những vùng không được chọn.
🔸 Fit → cắt bỏ những vùng được chọn.
🔸 Để kéo lớn hoặc thu nhỏ hình ảnh chúng ta bấm chọn hình ảnh khi đó sẽ xuất hiện các nốt vuông ở các góc và chúng ta giữ chuột kéo hãy xem ảnh sau bạn sẽ dễ hình dung
Hình 06 hiệu chỉnh hình ảnh❸ Cách tạo chữ nghệ thuật WordArt
Ngoài chức năng chèn hình ảnh vào văn bản thì WordArt cũng được xem như một hình ảnh và cách chỉnh sửa WordArt cũng tương tự như hình ảnh tuy nhiên WordArt là dạng chèn chữ nghệ thuật. Để chèn chữ WordArt chúng ta thực hiện như sau:
💮 Chọn trình đơn Insert → WordArt
Hình 07 cửa sổ chèn chữ nghệ thuật WordArt
💮 Tại đây chúng ta chọn một mẫu chữ
Hình 08 kiểu chữ nghệ thuật
💮 Sau khi bấm chọn kiểu chữ mong muốn chúng ta nhập nội dung trong thay thế chữ Your text here
💮 Để hiệu chỉnh chữ đã tạo bạn bấm chuột lên chữ và xuất hiện tab Shape Format tại đây chúng ta thực hiện chọn các lệnh dùng hiệu chỉnh
🔸 Group Shape Styles → chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng Shape Styles, chọn hiệu ứng tương ứng.
🔸 Shape Fill → tạo màu nền cho WordArt.
🔸 Shape Outline → tạo màu viền cho WordArt.
🔸 Shape Effects → tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D…
🔸 Text Fill → chọn màu nền chữ
🔸 Text Outline → chọn màu viền chữ
🔸 Text Effect → chọn hiệu ứng cho chữ
🔸 More → mở rộng Word Styles
🔸 Ví dụ về mẫu chữ WordArt
❹ Sử dụng Shapes vẽ hình ảnh
Khi chúng ta làm việc Microsoft Word cung cấp cho chúng ta nhiều dạng hình vẽ đa dạng và phong phú trong thư viện như vẽ mũi tên, hình vuông, tam giác và rất nhiều dạng,… để thực hiện chúng ta thao tác như sau:
💮 Chọn trình đơn Insert → Shape → khi xuất hiện các biểu tượng chúng ta chọn một hình ảnh và thực hiện giữ kéo chuột ra vị trí cần vẽ
💮 Trên các hình vẽ này chúng ta cũng có thể viết chữ vào bằng cách bấm phải chuột lên hình đã vẽ và chọn lệnh Add text → sau đó thực hiện gõ chữ lên hình ảnh và hiệu chỉnh chữ như bài Font chữ chúng ta đã học.
💮 Để hiệu chỉnh thay đổi hình dạng hoặc kích thước hoặc xoay hình ảnh chúng ta bấm chuột lên hình và xuất hiện các biểu tượng xung quanh hình, chúng ta thực hiện kéo lớn, thu nhỏ hoặc xoay hình như ảnh dưới đây.
💮 Để chỉnh màu, viền hoặc các dạng ảnh chúng ta thực hiện bấm chuột lên ảnh và chọn các lệnh lên trình đơn Shape Format tương tự như công cụ chữ nghệ thuật hoặc các bài chúng ta đã học. Hãy xem công cụ Shape Format
Hình 11 cửa sổ hiệu chỉnh hình ảnh Shape
❺ Tạo văn bản theo mẫu trong Microsoft Word
Khi bạn muốn viết một văn bản theo quy định chuẩn viết đơn, tìm việc, hay những biểu mẫu thì hãy sử dụng các mẫu có sẵn trong Microsoft Word sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp hơn
Template là một tập tin mẫu, cho phép chúng ta tạo một tập tin mới với mẫu đã được tạo sẵn. Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, Logo, những định dạng khác. Tập tin mẫu có phần đuôi là .dotx.
Hình 12 cửa sổ tạo văn bản theo mẫu có sẵn trong Microsoft Word💮 Để thực hiện tạo nhanh văn bản theo mẫu chúng ta thực hiện như sau:
💮 Trọn trình đơn File → New → Sample Templates xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu Template, bạn chọn một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu sau đó chọn:
🔸 Document → Create để sử dụng Template.
🔸 Template chọn Create để sửa Template từ mẫu có sẵn.
🔸 Để tạo kiểu mẫu mới bạn thiết kế một mẫu để sử dụng làm mẫu cho những tài liệu sau
🔸 Vào Tab File → Save As → chọn nơi lưu
🔸 Trong hộp thoại Save As → Save as type → chọn Word Template (*.dotx).
🔸 Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến, nhưng bạn cũng có thể lưu tại nơi bạn muốn.
🔸 Và khi bạn muốn sử dụng chỉ cần vào Tab File → New → Personal → chọn Template bạn cần.
🔸 Ví dụ mẫu trên với tên “Template moi.dotx”, thì mỗi lần tạo một tài liệu mà ta chọn mẫu là “Template moi.dotx” thì ta sẽ có tài liệu giống như mẫu trên.
💮 Tải kiểu mẫu có sẵn trong Microsoft
Microsoft Word cung cấp rất nhiều mẫu tổ chức sự kiện, thư ngỏ, danh thiếp, đơn tìm việc …trên thanh tìm kiếm ở màn hình lựa chọn Template, bạn chọn vào tên các nhóm mẫu và chọn một mẫu phù hợp với nội dung cần soạn thảo. (máy tính được nối mạng Internet)
❻ Bài tập thực hành
❼ Video hướng dẫn
👁️ Bạn hãy xem DANH SÁCH VIDEO HƯỚNG DẪN TIN HỌC VĂN PHÒNG
