TRÌNH BÀY VĂN BẢN WORD - BÀI 02 CÓ VIDEO HƯỚNG DẪN
Nội dung bài học tin học văn phòng ❶ Cách hiển thị văn bản Microsoft Word ❷ Khái niệm cơ bản trong Microsoft Word ❸ Các thao tác cơ bản trên khối văn bản ❹ Sao chép và di chuyển văn bản trong Word ❺ Khôi phục và bỏ qua lệnh trong Word ❻ Liên kết địa chỉ Email trong HTML ❼ Định dạng Paragraph trong Word ❽ Video hướng dẫn và bài tập thực hành Microsoft Word
👁️ Trong tài liệu chúng ta có thể hiển thị các dạng cửa sổ khác nhau tùy thuộc vào vào mục đích cụ thể của người sử dụng. Các dạng hiển thị như
👀 Reading → là chế độ hiển thị toàn màn hình
👀 Web Layout → dạng giao diện web
👀 Outline → đây là dạng nhìn
👀 Draft → chế độ dự thảo
👁️ Để chọn các dạng hiển thị bạn hãy thực hiện trên thanh trạng thái nằm góc dưới phải màn hình soạn thảo.
👁️ Bạn có thể vào View → Groups Views → chọn một dạng hiển thị
Hình 01. Chế độ hiển thị văn bản thanh trạng thái góc dưới màn hình
👁️ Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng chuột kéo thanh trượt để tăng hoặc giảm tỷ lệ % hiển thị văn bản để dễ quan sát và làm việc.
❷ Các nguyên tắc và khái niệm cơ bản trong soạn thảo văn bản Microsoft Word
👁️ Character → được gọi ký tự, là đơn vị cơ sở của văn bản, kí tự được nhập trực tiếp từ bàn phím và lệnh Insert → Symbol.
👁️ Word → gọi là từ gồm nhiều ký tự liền nhau có nghĩa.
👁️ Sentence → câu tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu (. ? : ! ;).
👁️ Paragraph → đoạn văn bản là tập hợp nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa. Đoạn được kết thúc bằng phím Enter.
👁️ Page → trang là vùng văn bản được thiết lập khổ giấy, lề, viền, …
👁️ Section → phân đoạn là tập hợp các đoạn có cùng định dạng.
👁️ Line → dòng là tập các kí tự trên cùng một đường cơ sở (baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
👁️ Khi chúng ta soạn thảo văn bản mặc định Microsoft sẽ tự phân bổ văn bản chúng ta chỉ nên dùng phím Enter xuống dòng với mục đích kết thúc đoạn văn bản.
👁️ Khi soạn thảo văn bản chúng ta không sử dụng các dấu chấm phẩy tự do. Tất cả các dấu sẽ được sử dụng ngay sau từ không cách khoảng trắng. Khi đóng ngoặc hoặc mở ngoặc chúng ta đóng ngoặc theo đúng nguyên tắc.
Hãy xem các ví dụ
👀 Sử dụng dấu phẩy, và dấu chấm ngay sau đoạn.
👀 Đối với chữ trong ngoặc → (viết chữ trong ngoặc) hoặc “chữ trong ngoặc kép” → ‘chữ trong ngoặc đơn’
❸ Các thao tác cơ bản trên khối văn bản.
👁️ Chọn tất cả → bôi đen văn bản trên trang nhấn Ctrl + A
👁️ Chọn đoạn → bôi đen đoạn văn bản nhấp chuột 3 lần liên tiếp
👁️ Chọn chữ → nhấp chuột 2 lần liên tiếp
👁️ Di chuyển về lề bên trái cửa sổ văn bản bấm giữ nút chuột trái chuột và kéo dùng chọn khối văn bản theo ý.
👁️ Ngoài ra chúng ta chọn văn bản theo ý bằng cách giữ phím Ship (trên bàn phím) và các phím mũi tên di chuyển ← ↑ ↓ → trên bàn phím để chọn văn bản theo ý
👁️ Khi sử dụng chuột trên khối văn bản bạn có thể bấm nút phải chuột để chọn lệnh phù hợp.
❹ Các thao tác sao chép và di chuyển văn bản
👁️ Khi soạn thảo văn bản chúng ta thường xuyên sử dụng lệnh sao chép vì vậy các bạn nên thuộc các phím tắt để làm việc nhanh hơn.
👀 Vào Edit → Copy hoặc nhấn Ctrl + C → Sao chép văn bản (đã bôi đen)
👀 Vào Edit → Paste hoặc nhấn Ctrl + V → Dán khối văn bản tại vị trí con trỏ
👀 Vào Edit → Cut hoặc nhấn Ctrl + X → Cắt văn bản đã chọn (đã bôi đen)
Các bước thực hiện cho phần sao chép và di chuyển như sau
👉 Bước 02 Nhấn Ctrl + C (dùng sao chép) Ctrl + X (di chuyển văn bản)
👉 Bước 03 Di chuyển con trỏ chuột đến nơi cần dán
👉 Bước 04 Nhấn phím Ctrl + V
👁️ Chúng ta có thể sử dụng các lệnh bằng cách bấm nút phải chuột trên khối văn bản lựa chọn.
❺ Các thao tác khôi phục lệnh và bỏ qua lệnh vừa thực hiện
👁️ Khi chúng ta thực hiện một lệnh sai muốn bỏ qua lệnh vừa thực hiện vào Edit → Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z
👁️ Nếu muốn khôi phục lại lệnh vừa bỏ qua vào Edit → Redo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y
👁️ Ngoài các lệnh trong Menu và các phím tắt bạn cũng có thể chọn các lệnh Undo và Redo trên thanh công cụ
👁️ Các lệnh này thường hay sử dụng nên chúng ta cần nhớ phím tắt là tốt nhất.
❻ Định dạng kiểu chữ, kích thước chữ, màu chữ
👁️ Trong phần trình bày văn bản thì phần định dạng tương đối quan trọng, chúng ta trình bày kiểu chữ để văn bản dễ xem hoặc định dạng để văn bản phù hợp hơn.
👁️ Sau khi soạn thảo văn bản xong chúng ta thực hiện các định dạng cho văn bản bằng cách
👀 Chọn khối văn bản cần định dạng (bôi đen khối)
👀 Vào Format → Font hoặc nhấn phím tắt Ctrl + D xuất hiện hộp thoại
Hình 02. Cửa sổ Format → Font sử dụng định dạng kiểu chữ
👁️ Tab Font gồm những lệnh
👀 Font style → chọn kiểu chữ như đậm, nghiêng,…
👀 Size → chọn kích thước chữ lớn, nhỏ,…
👀 Font color → chọn màu chữ
👀 Underline style → chọn kiểu gạch chữ
👁️ Trong thành phần Effects chúng ta chọn một dạng như
👀 Strikethrough → gạch giữa chữ bằng nét đơn
👀 Double strikethrough → gạch giữa chữ bằng nét đôi
👀 Superscript → đưa chữ lên trên và giảm kích thước
👀 Subscript → đưa chữ xuống dưới và giảm kích thước
👀 Small caps → chuyển chữ thành chữ hoa dạng nhỏ
👀 All caps → chuyển chữ thành dạng chữ hoa lớn
👀 Hidden → ẩn chữ
👁️ Tab Advanced gồm những lệnh
👀 Chúng ta cần quan tâm tới phần Character Spacing → tăng hoặc giảm khoảng cách giữa các ký tự hoặc thay đổi lề trên và dưới của hàng.
👁️ Sau khi chúng ta thực hiện các lựa chọn bấm nút OK
Lưu ý Nếu bạn muốn định dạng mặc định cho để những trang văn bản mở mới đều áp dụng theo kiểu mình đã chọn thì bấm chọn Set As Default
Ví dụ Nếu chúng ta muốn tất cả các trang văn bản có kích thước chữ Size: 13 và màu chữ là màu xanh mỗi khi mở một trang văn bản mới thì bạn chọn kiểu chữ và màu đúng sau đó bấm nút Set As Default và các trang mới sẽ theo kiểu định dạng cố định đã chọn.
👁️ Ngoài các lệnh trong Menu chúng ta cũng có thể chọn các lệnh trên thanh công cụ trong cửa sổ làm việc
Hình 03. Công cụ định dạng Font chữ, kiểu chữ, màu chữ trong văn bản
👁️ Để chuyển chữ thường thành chữ hoa và ngược lại ta làm như sau
👀 Chọn khối văn bản cần định dạng (bôi đen khối)
👀 Vào Format → Change Case xuất hiện các lựa chọn
👀 Sentence case → Viết hoa đầu câu
👀 Lowercase → chữ thường
👀 UPPERCASE → CHỮ IN HOA
👀 Capitalize Each Word → Viết Hoa Đầu Mỗi Từ
👀 Toggle case → đẦU tỪ vIẾT tHƯỜNG
👁️ Ngoài ra chúng ta cũng có thể nhấn tổ hợp phím Shift + F3 để chuyển chữ thường - HOA.
Hình 04. Cửa sổ chọn chữ thường - HOA
❼ Định dạng Paragraph
👁️ Định dạng Paragraphs cho phép chúng ta thay đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu.
👁️ Để định dạng Paragraphs chúng ta vào Format → Paragraphs xuất hiện hộp thoại
👀 Phần General dùng để định dạng văn bản canh thẳng lề trái, phải, giữa
👀 Phần Indentation sử dụng khoảng cách các lề đến văn bản
👀 Phần Spacing chúng ta thường sử dụng để tạo khoản các các hàng hoặc đoạn.
Lưu ý Khi chúng ta soạn thảo văn bản không sử dụng phím Enter để xuống hàng cách các đoạn hoặc hàng. Để sử dụng khoảng cách giữa các đoạn bạn hãy sử dụng lệnh Paragraph trong Menu Format đúng nguyên tắc trong soạn thảo.
👁️ Ngoài ra chúng ta cũng có thể truy cập vào các công cụ của định dạng Paragraph bằng cách chọn Tab Home → Paragraph trên thanh công cụ
👁️ Khi làm việc chúng ta nên chọn các lệnh Paragraph trên thanh công cụ hoặc trên thước để công việc nhanh hơn. Sau đây là chức năng của các nút lệnh trên thanh công cụ
👀 Phần Indentation sử dụng khoảng cách các lề đến văn bản
👀 Phần Spacing chúng ta thường sử dụng để tạo khoản các các hàng hoặc đoạn.
👀 Align Left hoặc nhấn phím tắt Ctrl+L → văn bản được căn lề sang mép bên trái.
👀 Center hoặc nhấn phím tắt Ctrl + E → văn bản được căn giữa các lề.
👀 Align Right Ctrl + R → văn bản được căn lề sang mép bên phải.
👀 Justify hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + J → văn bản được dàn đều cả hai bên trái và phải.
👀 Để tăng khoảng cách giữa các hàng bạn chọn lệnh Line and Paragraph Spacing như hình ảnh sau
👁️ Khi sử dụng soạn thảo chúng ta thường sử dụng các mốc trên thước như sau:
👀 Phần Indentation sử dụng khoảng cách các lề đến văn bản
👀 Phần Spacing chúng ta thường sử dụng để tạo khoản các các hàng hoặc đoạn.
👀 First Line điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn.
👀 Hanging điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên.
👀 Left điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn.
👀 Right điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn.
👁️ Bạn hãy xem thêm bài định dạng các mốc thụt đầu hàng, trình bày trang in và cách đặt các mốc TAB tại đây
❽ Bài tập thực hành 02
👁️ Hãy soạn thảo văn bản theo mẫu sau và lưu với tên bai02.docx trong ổ trong thư mục văn bản
👁️ Bạn hãy xem DANH SÁCH VIDEO HƯỚNG DẪN TIN HỌC VĂN PHÒNG
