CÁC PHẦN MỀM TRONG BỘ MICROSOFT OFFICE
(Trọn bộ tin học văn phòng kèm Video hướng dẫn thực hành)
Tự học tin học văn phòng căn bản ❶ Giới thiệu Word và khởi động ❷ Chọn mẫu văn bản làm việc trong Word ❸ Giao diện Microsoft Word ❹ Các chức năng trên thanh Menu bar trong Word ❺ Navigation Pane trong Word ❻ Cách tạo mới một trang văn bản trong Word ❼ Cách gõ Tiếng Việt trong Microsoft Word ❽ Cách lưu văn bản trong Microsoft Word ❾ Cách mở tệp tin văn bản trong Microsoft Word ❿ Đóng cửa sổ làm việc và thoát khỏi Micorosoft Word ⓫ Video hướng dẫn và bài tập thực hành
Microsoft Office còn gọi là một bộ phần mềm văn phòng, trong Microsoft Office bao gồm nhiều phần mềm, mỗi phần mềm có những chức năng nhất định, giúp người sử dụng ứng dụng vào công việc hiệu quả hơn trong văn phòng.
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản đây là mềm giúp chúng ta tạo ra các văn bản, bảng biểu, thư mời,..
Microsoft Excel là phần mềm chuyên dụng để quản lý bảng tính là phần mềm tạo lập bảng tính, quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ, sắp xếp, lọc, trích xuất dữ liệu,...dùng tính toán và và xử lý dữ liệu dạng công thức giúp cho người sử dụng tạo ra những mẫu biểu báo cáo và thống kê, biểu đồ,…và số liệu về kế toán.
Microsoft PowerPoint là phần mềm dùng để thiết kế các bài trình diễn gồm thư viện đồ họa phong phú, giúp chúng ta tạo ra các bài trình chiếu hấp dẫn, ứng dụng này thường được dùng trong dạy học hoặc báo cáo thuyết trình.
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhỏ. Khi sử dụng Microsoft Access chúng có thể tạo và quản lý các hệ cơ sở dữ liệu vừa và nhỏ. Có thể sử dụng Microsoft Access để lập ra các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý học sinh, quản lý kho,…
Microsoft Outlook là phần mềm quản lý thư điện tử. Đây là phần mềm quản lý thư điện tử chuyên nghiệp và hiệu quả, chúng ta có thể xem lại thư điện tử khi không có mạng Internet.
Microsoft OneNote là phần mềm dùng để ghi chú. Chúng ta sử dụng OneNote để ghi chép bất cứ khi nào, trên máy tính hay điện thoại. Tất cả dữ liệu sẽ được đồng bộ với máy chủ của Microsoft. Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể tải lên các hình ảnh, tệp tin, bảng tính, audio, video,…
Microsoft Publisher là phần mềm chuyên dùng để tạo nhanh các ấn phẩm quảng cáo, tờ rơi, giấy mời, danh thiếp...
Microsoft Visio là phần mềm chuyên để vẽ hình, giúp nhanh chóng tạo ra các sơ đồ phân cấp, biểu đồ trình tự, biểu đồ quan hệ...
Microsoft Project là phần mềm chuyên dùng để quản lý dự án.
Microsoft Sway là phần mềm được Microsoft giới thiệu năm 2014, giúp chúng ta tạo nhanh các bài thuyết trình trực tuyến.
Đó là những ứng dụng chúng ta thường hay sử dụng trong Microsoft Office còn rất nhiều ứng dụng khác nhưng với văn phòng thì đây là những công cụ không thể thiếu. Bây giờ chúng ta sẽ học từng ứng dụng trên nhé!
Phần 1: MICROSOFT WORDChương I: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương I: SOẠN THẢO VĂN BẢN
BÀI 01 CỬA SỔ LÀM VIỆC TRONG MICROSOFT WORD
❶ Khởi động Microsoft Word
👁️ Cách 01 Trên màn hình Desktop của Windows chúng ta kích đôi chuột mở biểu tượng WORD
👁️ Cách 02 Trên màn hình Desktop → Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word
👁️ Thông thường máy tính đã được cài đặt bộ Office tuỳ vào phiên bản trên máy tính của bạn chúng ta có thể chọn biểu tượng W để khởi động
❷ Lựa chọn mẫu văn bản làm việc
👁️ Lần đầu tiên khởi động Microsoft Word chúng ta sẽ thấy màn hình như sau
Hình 01. Màn hình khởi động mới trong Microsoft Word
👁️ Trong hình ảnh 01 chúng ta chọn Blank Document để tạo một trang văn bản trống mới
👁️ Ngoài ra chúng ta cũng có thể chọn các mẫu văn bản có sẵn trong Microsoft Word gồm nhiều mẫu văn bản dạng hồ sơ xin việc, lịch biểu, giới thiệu cá nhân,… rất nhiều mẫu để chúng ta lựa chọn tuỳ theo tệp tin chúng ta cần tạo.
❸ Giao diện Microsoft Word
01. Thanh công cụ → Toolbar chứa các nút điều khiển giúp người làm việc chọn nhanh các lệnh để thực thi trong văn bản
02. Thanh thực đơn → Menu bar hay còn gọi là thanh Ribbon thanh chứa các nhóm lệnh chính để thao tác tốt trên trang văn bản chúng ta cần biết nhiều đến các lệnh trên thanh này.
03. Thanh công cụ truy cập nhanh → Thanh công cụ này nằm phía trên thanh thực đơn đối với một số công cụ bạn thường xuyên dùng cho việc soạn thảo hãy nhấp chuột chọn hiển thị các công cụ đó. (Xem hình ảnh 03)
04. Thanh tiêu đề → Title bar là thanh hiển thị tên chương trình đang làm việc.
05. Thước đo → Ruler là công cụ giúp chúng ta có thể căn chỉnh văn bản, khoảng cách giữa các từ, các đoạn văn,…
06. Thanh trạng thái → Status bar có rất nhiều vai trò khác nhau, chứa nút Start của Windows, chứa các chương trình đang chạy hoặc hiển thị trạng thái của màn hình đang làm việc như: trang văn bản đang ở dòng bao nhiêu, số ký tự hoặc đang ở trang số bao nhiêu ngoài ra ở thanh trạng thái còn hiển thị nút phóng to, thu nhỏ cửa sổ văn bản. Chúng ta có thể chọn dạng hiển thị cho phù hợp. để tiện cho việc soạn thảo.
Hình 03. Thanh công cụ truy cập nhanh trong Microsoft Word
❹ Các chức năng trên thanh thực đơn (Menu bar)
👁️ Hãy nhìn hình ảnh 02 ở trên. Menu bar là thanh số 2 khi bạn sử dụng chuột bấm trực tiếp vào tên thực đơn sẽ hiện các công cụ thuộc nhóm thực đơn đó.
👁️ File gồm các lệnh làm việc với tệp như mở đóng tệp, in ấn,…
👁️ Home gồm các công cụ về định dạng,…
👁️ Insert gồm các lệnh chèn ký tự, tranh ảnh, bảng, ký tự đặc biệt, …
👁️ Design gồm các lệnh thiết kế, định dạng mẫu văn bản,…
👁️ Layout gồm các lệnh đặt lề, kích thước trang văn bản, đặt vị trí ảnh,…
👁️ References gồm các lệnh chú thích, kiểu cách, định dạng mục lục,…
👁️ Mailings gồm các lệnh về định dạng kiểu phong bì thư, trộn thư,…
👁️ Review gồm các lệnh kiểu tra ngôn ngữ, ghi chú,…
👁️ View gồm các lệnh về hiển thị màn hình, thanh thước, ngắt cửa sổ, …
❺ Navigation Pane
Bảng điều khiển Navigation mặc định nằm bên trái cửa sổ soạn thảo nếu bạn muốn tìm kiếm và thay thế một một cụm từ chúng ta có thể thực hiện từ bảng điều khiển này.
👁️ Để mở Navigation Pane → Edit → Find hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F
👁️ Heading là giá trị tìm kiếm được phân theo mục.
👁️ Page tìm kiếm theo từng trang đối với dạng văn bản dài có nhiều trang.
👁️ Results đưa ra kết quả của quá trình tìm kiếm một hoặc một cụm từ trong văn bản
👁️ Trong hộp Search document chúng ta nhập cụm từ cần tìm.
Hình 04. Cửa sổ Navigation Pane
Ngoài ra Navigation Pane gồm nhiều chức năng
🙇 Options cho phép tùy chỉnh tìm kiếm nâng cao
🙇 Replace chế độ thay thế từ trong Word.
🙇 Go To chế độ nhảy bước trong văn bản, cho phép người dùng di chuyển đến một vị trí nhất định trong văn bản.
🙇 Graphic chế độ tìm kiếm ảnh trong Navigation Pane.
🙇 Tables chế độ tìm kiếm trong tables, áp dụng bảng biểu.
🙇 Equations chế độ tìm kiếm theo công thức.
🙇 Footnotes/Endnotesaz chế độ tìm kiếm theo chú thích sẵn có trong Navigation Pane.
🙇 Comments tìm kiếm các chú thích, nhận xét trong Word.
❻ Tạo mới một trang văn bản
👁️ Cách 01 vào File → New → Blank document
👁️ Cách 02 trên màn hình Microsoft Word nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
❼ Cách gõ tiếng việt trong Microsoft Word
👁️ Để gõ Tiếng Việt chúng ta khởi động ứng dụng Unikey nằm trên màn hình Desktop trong Windows hoặc biểu tượng nằm dưới thanh trạng thái góc dưới phải màn hình và hãy chỉnh bảng mã theo hình ảnh sau. Thường khi cài đặt máy bản mã đã có, nếu chưa thấy bảng mã Unikey bạn hãy tải UNIKEY
👁️ Để gõ theo kiểu Telex chúng ta chỉnh phần kiểu gõ là Telex hoặc VNI hoặc VIQR tuỳ theo bạn muốn gõ kiểu nào trong bảng sau. Theo hình ảnh trên thì mình đang để kiểu gõ là TELEX. Work Online khuyên bạn nên học gõ kiểu TELEX bởi cự li di chuyển trên bàn phím nhỏ hơn và số phím chúng ta cần thuộc lòng ít hơn nên cách gõ TELEX sẽ nhanh hơn các kiểu gõ khác.
❽ Cách lưu văn bản trong Microsoft Word
👁️ Để lưu văn bản đã soạn thảo chúng ta vào File → Save → hoặc nhấn phím tắt Ctrl + S xuất hiện hộp thoại
👁️ Để lưu tệp văn bản trong một thư mục được tạo mới bạn nên chọn
👁️ New folder và nhập tên thư mục
👁️ File name nhập tên văn bản cần lưu mặc định văn bản Microsoft Word sẽ có phần đuôi được lưu là .docx
👁️ Save as type chúng ta không cần quan tâm nhiều nhưng bạn cũng nên tìm hiểu để hiểu hơn về các định dạng file trong Word
🙇 *.doc định dạng cũ của Office từ 97-2003.
🙇 *.docx định dạng mới Office 2007, 2010, 2013 và 2016.
🙇 *.pdf định dạng sang dạng File PDF.
🙇 *.xps định dạng chỉ đọc trên Windows.
🙇 *.dot tạo ra mẫu Template theo Office từ 97-2003.
🙇 *.dotx tạo ra mẫu Template theo Office 2007, 2010, 2013 và 2016.
🙇 *.dotm tạo ra mẫu Template cho phép sử dụng Macro.
👁️ Lưu ý: nếu File văn bản đã lưu 1 lần và chúng ta muốn lưu lại với tên mới bạn vào File → Save hoặc nhấn phím F12 trên bàn phím để lưu với tên mới.
👁️ Để thực hiện lưu đúng chúng ta hãy thao tác đúng theo các bước như sau
🙇 B1 chọn ổ đĩa bên trái cửa sổ
🙇 B2 chọn thư mục cần lưu File
🙇 B3 đặt tên File văn bản trong hộp File name
🙇 B4 bấm nút Save để lưu
👁️ Để đặt mật khẩu cho File văn bản chúng ta cần lưu văn bản như sau
🙇 B1 vào File → Save AS hoặc nhấn phím F12
🙇 B2 bấm chuột chọn Tools → General Options → Gõ mật khẩu vào Password to Open → OK
Hình 07. Cửa sổ đặt mật khẩu cho tệp tin văn bản Microsoft Word
👁️ Để gỡ bỏ mật khẩu cho tệp tin văn bản trong Word chúng ta thao tác như sau
🙇 B1 mở tệp tin văn bản đã đặt mật khẩu (Lưu ý nhập mật khẩu đúng mà bạn đã đặt cho tệp tin)
🙇 B2 tại cửa sổ văn bản đã mở bấm chuột chọn File → Save As
🙇 Bấm chuột chọn Tools → General Options → xóa trống ô mật khẩu và chọn OK
🙇 Thao tác tương tự như khi đặt mật khẩu nhưng chỉ khác một điều là bạn mở văn bản ra và chọn xoá trống mật khẩu với điều kiện trước đó bạn phải nhập đúng mật khẩu đã đặt để mở được File văn bản
🙇 Nếu vẫn chưa làm được theo hướng dẫn bạn hãy tham khảo thêm từ bài viết cách đặt và gỡ bỏ mật khẩu chi tiết hơn.
❾ Các mở tệp tin văn bản
👁️ Chúng ta có thể mở ổ đĩa để mở văn bản trực tiếp hoặc khởi động Microsoft Word lên và vào File → Open hoặc nhấn phím tắt Ctrl + O xuất hiện hộp thoại
Hình 08. Mở tệp tin trong Microsoft Word
🙇 B1 chọn ổ đĩa bên trái chứa tệp văn bản cần mở
🙇 B2 nhấp chuột và chọn Open
🙇 ngoài ra chúng ta có thể mở những File văn bản nhanh bằng cách vào File → Recent để chọn mở các tệp tin đã làm việc trước đó
❿ Đóng cửa sổ và thoát khỏi chương trình Microsoft Word
🙇 Trước khi thoát khỏi chương trình chúng ta nên lưu các tệp tin ở góc trên phải cửa sổ soạn thảo bấm dấu X hoặc sử dụng các phím tắt
🙇 Ctrl + F4 đóng văn bản
🙇 Alt + F4 đóng cửa sổ Microsoft Word
⓫ Bài tập thực hành 01
👁️ Hãy soạn thảo văn bản theo mẫu sau và lưu với tên bài1.docx trong ổ trong thư mục văn bản
👁️ Bạn hãy xem DANH SÁCH VIDEO HƯỚNG DẪN TIN HỌC VĂN PHÒNG
