HƯỚNG DẪN ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO, TRANG IN TRONG WORD KÈM VIDEO HƯỚNG DẪN
Nội dung bài học ❶ Định dạng cột báo cho văn bản ❷ Tạo chữ lớn đầu dòng cho văn bản ❸ Định dạng số, kí tự đầu dòng cho văn bản ❹ Tạo tiêu đề đầu và đánh số trang trong văn bản ❺ Định dạng trang in ❻ Bài tập thực hành ❼ Video hướng dẫn
❶ Định dạng cột báo cho văn bản
Trong phần soạn thảo văn bản có những trang văn bản bạn muốn chia ra làm nhiều cột như các bài báo, tạp chí cũng thường hay được sử dụng
Để làm được điều này chúng ta thực hiện như sau
💮 Bước 01 Bôi đen khối văn bản cần chia cột
💮 Bước 02 Format → Columns hoặc tại thẻ Layout → Columns xuất hiện hộp thoại
🔸 Presets → chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột vào ô Number of columns.
🔸 Line between → kẻ hoặc không kẻ đường phân cách giữa các cột.
🔸 Width and spacing → độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột.
🔸 Apply to → phạm vi chia cột.
💮 Để xóa các cột đã chia bạn đặt trỏ chuột tại bất kỳ vị trí nào trong bảng, sau đó chọn Format → Columns → One hoặc chọn Columns trên tab Layout và chọn lại một cột.
Ảnh 01 - Hộp thoại chia cột báo cho văn bản
❷ Tạo chữ lớn đầu dòng cho văn bản
Là dạng trình bày ở đầu mỗi đoạn văn bản, ký tự thụt xuống và có kích thước lớn theo số dòng mà chúng ta chọn. Để thực hiện chèn ký tự thụt đầu hàng chúng ta thực hiện các bước như sau:
💮 Bước 01 Bôi đen chữ cần thụt đầu dòng.
💮 Bước 02 Format → Drop Cap hoặc tại thẻ Insert → chọn công cụ Drop Cap
🔸 Lines to drop → chọn số dòng sẽ hiển thị chữ cái lớn đầu dòng.
🔸 Distance from text → khoảng cách giữa chữ cái lớn đầu dòng và đoạn văn bản.
💮 Để bỏ chữ đầu hàng đã chọn
🔸 Bước 1 → kích chuột chọn ký tự cần bỏ
🔸 Bước 2 → kích chuột chọn Drop Cap chọn None.
Ảnh 02 - Hộp thoại tạo chữ Drop cap đầu dòng
❸ Định dạng số, kí tự đầu dòng cho văn bản
Khi trình bày văn bản, có một đoạn tài liệu liệt kê dạng danh sách, để tài liệu được định dạng một cách nhanh chóng và đẹp mắt, chúng ta sẽ sử dụng công cụ định dạng Bullet and Numbering hoặc các dạng đánh số hoặc các kí tự cho các đoạn văn bản
Để định dạng văn bản theo kiểu này chúng ta thực hiện theo các bước sau
💮 Bước 01 → Chọn khối tài liệu (bôi đen)
💮 Bước 02 → Format → Bullets and Numbering… hoặc tại thẻ Home → Bullets and Numbering.
🔸 Bulleted dạng hiển thị ký tự đầu mỗi đoạn
🔸 Numbered dạng số đầu mỗi đoạn
🔸 Outline Numbered là dạng phân cấp
🔸 List Styles là dạng phân cấp theo mẫu
Ảnh 03 - Hộp thoại chọn kí tự, số cho đoạn văn bản
💮 Ngoài ra bạn cũng có thể bấm chuột vào Tab Home → Group Paragraph → và chọn một dạng trình bày trên thanh công cụ theo ý
❹ Tạo tiêu đề đầu và đánh số trang trong văn bản
Tiêu đề trang là phần hiển thị ở lề trên, còn chân trang là phần hiển thị ở lề dưới của văn bản. Hai vị trí này thường chứa các thông tin như số trang, ngày tháng, tên tác giả hay chú thích (Footnote), nhằm cung cấp thông tin chi tiết hơn về văn bản. Chỉ cần định dạng một lần và nội dung hiển thị ở tiêu đề trang và chân trang sẽ xuất hiện ở tất cả các trang trong tài liệu
Để định dạng tiêu đề hoặc đánh số trang tự động cho văn bản ta thực hiện theo các bước như sau
💮 Bước 01 → View → Header and Footer hoặc tại thẻ Insert → Click chọn biểu tượng Header hoặc di chuyển chuột lên phần lề của trang và Click đôi chuột lúc này tiêu đề hoặc chân trang sẽ mở ra và chúng ta thực hiện nhập văn bản cần tạo tiêu đề.
💮 Bước 02 Để chuyển từ tiêu đề trang xuống tạo số cho chân trang bạn sử dụng phím mũi tên ↓ hoặc muốn chuyển lên chọn ↑ trên bàn phím hoặc sử dụng lệnh Go to Header → Go to Footer
Ảnh 03 - Hộp thoại chia cột báo cho văn bản
🔸 Header chọn mẫu tiêu đề cho trang
🔸 Footer chọn mẫu cho chân trang
🔸 Page Number sử dụng chọn mẫu và đánh số trang tự động
🔸 Date & Time đánh ngày hoặc giờ, thời gian soạn thảo văn bản
🔸 Ngoài ra bạn có thể chọn các khoảng cách từ đỉnh đến tiêu đề và đáy đến chân trang trên thanh công cụ Header and Footer.
🔸 Sau khi chúng ta lựa chọn xong nhấn phím ESC trên bàn phím hoặc chọn Close Header and footer để đóng hộp thoại.
🔸 Sau khi đóng hộp thoại thì tiêu đề và số trang sẽ bị khoá mờ tuy vậy khi bạn in văn bản ra vẫn sẽ hiển thị như bình thường, nếu muốn chỉnh lại bạn Click đúp chuột vào tiêu đều hoặc chân trang và thực hiện chỉnh.
🔸 Để tạo chú thích ở cuối văn bản bạn vào References → Insert Endnote
❺ Định dạng trang in
Khi soạn thảo tài liệu có khi chúng ta cần phải in và có rất nhiều khi văn bản in ra không đúng như văn bản hiển thị trên máy tính. Phần này chúng ta cùng học về định dạng trang in.
Các lệnh về định dạng in và trình bày trang in nằm trong Tab Layout
💮 Margins dùng để đặt lề cho trang in
💮 Chúng ta có thể tạo một mẫu lề theo Word hoặc chọn Custom Margins và đặt lề theo ý.
🔸 Top lề trên đỉnh trang
🔸 Bottom lề dưới đáy trang
🔸 Left lề trái
🔸 Right lề phải
💮 Để định hướng trang giấy dọc hay ngang bạn chọn nút lệnh Orientation
🔸 Portrait trang dọc
🔸 Landscape trang ngang
💮 Size dùng chọn khổ giấy in
🔸 Letter
🔸 Legal
🔸 Executive
🔸 A4
🔸 A3
🔸 B5
🔸 ... và nhiều khổ giấy khác
🔸 Chúng ta thường sử dụng khổ giấy in là A4
💮 Ngoài ra chúng ta cũng có thể chọn lệnh trong Menu File → Page Setup… để định dạng trang in theo ý.
💮 Sau khi định dạng và lựa chọn trang in xong bạn bấm nút in trên thanh công cụ hoặc nhấn phím tắt CTRL + P hoặc vào File → Print xuất hiện hộp thoại
🔸 Printer → chọn tên máy in
🔸 Copies → chọn số lượng bản in
🔸 All → In hết văn bản
🔸 Current Page chọn in trang hiện tại
🔸 From in từ trang → to đến trang
🔸 Page Range chọn in trang chẵn hoặc lẻ ví dụ bạn đặt trang chẵn như sau 2,4,6-8 Word sẽ tự động in hết các trang chẵn và muốn in trang lẻ thì chúng ta đặt 1,3,5-7
🔸 Sau khi thực hiện các lựa chọn phù hợp chúng ta bấm nút Print để thực thi lệnh in
🔸 Cancel thoát khỏi hộp thoại in.
❻ Bài tập thực hành
❼ Video hướng dẫn
👁️ Bạn hãy xem DANH SÁCH VIDEO HƯỚNG DẪN TIN HỌC VĂN PHÒNG
